Follow by Email

Rabu, 07 Desember 2011

Apa itu Coaching & Counseling?

Banyak jalan menuju Roma. Begitu pun juga banyak cara menuju produktivitas. Setidaknya, istilah ini bisa gunakan untuk menjelaskan, betapa banyak cara yang bisa digunakan untuk meningkatkan kompetensi karyawan. Bukan hanya training, yang memang harus mengeluarkan sejumlah biaya. Ada satu cara lain yang murah meriah tapi sangat jitu, yaitu Coaching & Counseling.

Secara definisi, ada sedikit perbedaan antara Coaching dengan Counseling.
Baik Coaching maupun Counseling adalah sebuah metode intervensi untuk membantu karyawan mengatasi masalah pekerjaan.
Bedanya adalah Coaching berhubungan dengan keterampilan dan kompetensi teknik, sedangkan Counseling berhubungan dengan sikap kerja, mental, kepribadian.

Coaching untuk sekretaris yang ‘belum tahu bagaimana membuat surat undangan yang baik’, sehingga sering salah dalam pemilihan kata-kata dan struktur kalimat.
Counseling untuk sekretaris yang ‘sudah tahu bagaimana membuat surat undangan yang baik, tapi selalu cemas bila meninggalkan ibunya sendiri di rumah’, sehingga ia pun sering salah dalam pemilihan kata-kata dan struktur kalimat.

Perbedaan mendasar lainnya adalah :
Coaching fokus mengajarkan berbagai keterampilan teknis dan non teknis kepada karyawan dan menunjukkannya. Artinya, sang atasan adalah sang ahli (expert), bukan hanya mengajarkan tapi tidak bisa mendemonstrasikan perilakunya.
Counseling fokus membantu karyawan untuk mengelola permasalahan mereka sendiri dengan menggunakan sumber daya mereka sendiri. Artinya, sang atasan hanyalah seorang fasilitator, dan bisa jadi si atasan belum pernah mengalami masalah serupa.

Melalui coaching & counseling, ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh, yaitu :
-          Masalah yang dihadapi dapat diselesaikan.
-          Meningkatkan kepercayaan diri karyawan dan juga atasan dalam menyelesaikan problem.
-          Meningkatkan kualitas hubungan atasan – bawahan.
-          Meningkatkan wibawa atasan.

Jadi, jika Anda menemukan sebuah masalah di kantor, coba selesaikan dengan Coaching & Counseling, dan pastikan bahwa bukan hanya atasan yang aktif, tapi juga bawahan yang inisiatif untuk menanganinya.

Sumber :
Materi Training Teamwork Astra Daihatsu Foreman Management Program (ADFMP)

Selasa, 06 Desember 2011

Apa itu Training Need Analysis?

Pengembangan karyawan di dalam sebuah perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan untuk memenangkan persaingan bisnis. Bahkan, seringkali faktor ini menjadi salah satu daya tarik bagi perusahaan itu sendiri dalam mencari kandidat karyawan di masa depan. Beberapa kali survey menunjukkan training dan kesempatan belajar menjadi pilihan utama kandidat dalam memilih tempat bekerja. Program pengembangan yang tepat dibutuhkan agar hasil yang diharapkan dapat terwujud. Maka, analisa yang baik haruslah dilakukan. Proses yang harus dijalani ini adalah Training Need Analysis (TNA).

Secara definisi, Training Need Analysis adalah proses analisa dan identifikasi kebutuhan training dengan mengacu kepada standar yang diperlukan dan kondisi aktual saat ini.

Komponen utama TNA adalah :
1.       Kondisi Ideal (I)
Adalah sebuah kondisi atau standar yang telah ditetapkan, baik bersifat pekerjaan, organisasi, atau individual.
2.       Kondisi Aktual (A)
Adalah sebuah kondisi yang ada pada saat ini, apa adanya.
3.       Kondisi Defisiensi (D)
Adalah sebuah ‘jarak’ yang muncul sebagai akibat pembandingan antara Kondisi Ideal dengan Aktual.

Rumus sederhananya adalah :

Ada beberapa pendekatan dalam melakukan TNA, diantara yang paling populer adalah :
1.       Makro
TNA yang didasarkan kepada kebutuhan organisasi / perusahaan secara umum, sehingga hasil TNA-nya berlaku untuk semua orang yang ada di dalamnya. Maka dari itu, seringkali disebut Organization-Based Analysis.

TNA Makro dapat menggunakan sumber data diantaranya :
-          Visi, misi, strategic objective dan target perusahaan.
-          Keadaan ekonomi dan finansial perusahaan.
-          Perubahan budaya.
-          Perubahan teknologi.
-          Tema perusahaan, seperti Pengurangan Biaya, Peningkatan Kualitas, dst.

Contoh program hasil TNA Makro :
Training Leadership, Training NCPI (Nabati Corporate Philosophy Internalization), Training New 7 QC Tools.

2.       Mikro.
TNA yang didasarkan kepada kebutuhan kelompok tertentu.
Terdiri dari 2, yaitu :
a.        Task-Based Analysis.
Fokus utamanya adalah apakah standar keterampilan yang dibutuhkan pada sebuah pekerjaan sudah dimiliki oleh si pemegang jabatan atau belum.
b.       Person-Based Analysis.
Fokus utamanya adalah apakah karyawan sudah dapat melakukan pekerjaan sesuai tuntutan atau belum.

TNA Mikro dapat menggunakan sumber data diantaranya :
-          Job Description
-          Performance Standar
-          Performance evaluation
-          Observasi kerja
-          Interview
-          Kuesioner
-          Checklist

Contoh program hasil TNA Mikro :
Training Purchasing Administration, Training Internal Audit, Training Teknik Laporan.

Baik Task-Based maupun Person-Based sama-sama memiliki acuan standar pekerjaan, sehingga saling melengkapi.

Hasil TNA akan memberikan gambaran berupa :
1.       Kondisi atau isu yang sedang terjadi.
2.       Program yang akan dijalankan untuk menangani poin 1.
3.       Biaya dan sumber daya lain, termasuk support, yang dibutuhkan untuk menjalankan poin 2.

Perlu diketahui bahwa program yang muncul tidak harus training, melainkan juga bisa berbentuk non training, seperti : Penugasan, Sosialisasi, Coaching, Pembentukan Tim Kerja, dan lainnya, yang bertujuan untuk mengembangkan karyawan pada akhirnya. Maka dari itu, seringkali TNA diubah menjadi DNA (Development Need Analysis) atau Analisa Kebutuhan Pengembangan (AKP).

Sumber :
Analisa Kebutuhan Pengembangan (AKP) PT Astra Daihatsu Motor

Senin, 05 Desember 2011

Apa itu Man Power Planning?

Sebuah bisnis yang baik haruslah diatur sedemikian rupa dari berbagai sisi dan cara. Sumber daya yang ada, termasuk manusia pun harus direncanakan dengan teliti dan seksama. Kesalahan, kekeliruan yang terjadi dalam hal perencanaan alokasi karyawan akan menjadi bencana bagi perusahaan atau organisasi. Maka dari itulah, pada setiap awal tahun kerja / tahun fiskal, dilakukan sebuah proses yang disebut Man Power Planning (MPP).

Secara definisi, Man Power Planning adalah suatu proses dan Rencana yang berkaitan dengan bagaimana organisasi mengukur ketersediaan dan kebutuhan akan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.

Banyak pihak yang masih menganggap bahwa MPP hanyalah sebuah proses administrasi biasa, padahal manfaat yang bisa diperoleh banyak sekali, yaitu :
1.       Key to Managerial Functions
4 kunci fungsi manajerial, yaitu planning, organizing, directing, controlling sangat dipengaruhi dari SDM yang terlibat di dalamnya, baik dari segi jumlah ataupun kualifikasi.
2.       Efficient Utilization
Kekurangan karyawan akan menurunkan kemampuan perusahaan menangkap peluang bisnis yang ada.
Kelebihan karyawan akan menjadi sumber pemborosan finansial, ditambah lagi dengan resiko segudang perlindungan terhadap karyawan, seperti Aturan Pemberitahuan 30 hari sebelum resign, Pesangon, Asuransi, dan seterusnya, yang akan semakin memberatkan kesehatan perusahaan.
3.       Motivation
Dengan memiliki MPP yang akurat, maka akan menjadi dasar pemberian kompensasi dan benefit yang menarik dan pada akhirnya menjaga motivasi SDM. 
4.       Better Human Relations
Jumlah dan komposisi SDM yang tepat akan menjaga hubungan yang harmonis diantara karyawan.
5.       Higher Productivity
Minimnya pemborosan waktu, biaya, tenaga, dan energi akan meningkatkan produktivitas.

Langkah-langkah melakukan Man Power Planning adalah :
1.       Analisa kondisi SDM saat ini.
-          Diantara data yang perlu dicek adalah jumlah, skill yang dimiliki, umur, tingkat fleksibilitas, jenis kelamin, pengalaman, potensi kemampuan, dst.
-          Lalu, lakukan prediksi apa yang akan terjadi dalam 1, 3, dan 10 tahun ke depan dengan mengacu kepada Turnover Normal, Rotasi / Mutasi / Promosi.
2.       Analisa kebutuhan SDM di masa depan.
Bila pada poin 1 dilakukan analisa terhadap kondisi SDM yang dimiliki saat ini, pada tahap 2 ini dilakukan analisa terhadap rencana bisnis dan dampaknya terhadap kebutuhan karyawan.
Beberapa data yang bisa dijadikan acuan adalah :
-          Prediksi produksi dan penjualan.
-          Rencana penggunaan teknologi baru (mesin, alat kerja)
-          Faktor produktivitas dan efisiensi sebagai akibat training, perubahan organisasi, dst.
-          Rencana perubahan status karyawan (outsourcing)
-          Prediksi perubahan peraturan pemerintah (jamsostek, asuransi, K3, usia pensiun, dst.)

Kedua hal ini dijadikan blue print bagi perusahaan dalam mengatur SDMnya, baik dari segi pemenuhan maupun pengembangan yang diperlukan. Jadi, Man Power Planning bukan Cuma sekedar kegiatan administrasi di atas kertas lho.

Sumber :
Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra