Apa itu Coaching & Counseling?

Banyak jalan menuju Roma. Begitu pun juga banyak cara menuju produktivitas. Setidaknya, istilah ini bisa gunakan untuk menjelaskan, betapa banyak cara yang bisa digunakan untuk meningkatkan kompetensi karyawan. Bukan hanya training, yang memang harus mengeluarkan sejumlah biaya. Ada satu cara lain yang murah meriah tapi sangat jitu, yaitu Coaching & Counseling.

Secara definisi, ada sedikit perbedaan antara Coaching dengan Counseling.

Baik Coaching maupun Counseling adalah sebuah metode intervensi untuk membantu karyawan mengatasi masalah pekerjaan.

Bedanya adalah Coaching berhubungan dengan keterampilan dan kompetensi teknik, sedangkan Counseling berhubungan dengan sikap kerja, mental, kepribadian.

Coaching untuk sekretaris yang ‘belum tahu bagaimana membuat surat undangan yang baik’, sehingga sering salah dalam pemilihan kata-kata dan struktur kalimat.

Counseling untuk sekretaris yang ‘sudah tahu bagaimana membuat surat undangan yang baik, tapi selalu cemas bila meninggalkan ibunya sendiri di rumah’, sehingga ia pun sering salah dalam pemilihan kata-kata dan struktur kalimat.

Perbedaan mendasar lainnya adalah :

Coaching fokus mengajarkan berbagai keterampilan teknis dan non teknis kepada karyawan dan menunjukkannya. Artinya, sang atasan adalah sang ahli (expert), bukan hanya mengajarkan tapi tidak bisa mendemonstrasikan perilakunya.

Counseling fokus membantu karyawan untuk mengelola permasalahan mereka sendiri dengan menggunakan sumber daya mereka sendiri. Artinya, sang atasan hanyalah seorang fasilitator, dan bisa jadi si atasan belum pernah mengalami masalah serupa.

Melalui coaching & counseling, ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh, yaitu :

-          Masalah yang dihadapi dapat diselesaikan.

-          Meningkatkan kepercayaan diri karyawan dan juga atasan dalam menyelesaikan problem.

-          Meningkatkan kualitas hubungan atasan – bawahan.

-          Meningkatkan wibawa atasan.

Jadi, jika Anda menemukan sebuah masalah di kantor, coba selesaikan dengan Coaching & Counseling, dan pastikan bahwa bukan hanya atasan yang aktif, tapi juga bawahan yang inisiatif untuk menanganinya.

Sumber :

Materi Training Teamwork Astra Daihatsu Foreman Management Program (ADFMP)

http://darminpella.wordpress.com/2009/03/01/coaching-counseling-unleash-the-power-within-employee/

http://indosdm.com/coaching-dan-counseling

Apa itu Training Need Analysis?

Pengembangan karyawan di dalam sebuah perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan untuk memenangkan persaingan bisnis. Bahkan, seringkali faktor ini menjadi salah satu daya tarik bagi perusahaan itu sendiri dalam mencari kandidat karyawan di masa depan. Beberapa kali survey menunjukkan training dan kesempatan belajar menjadi pilihan utama kandidat dalam memilih tempat bekerja. Program pengembangan yang tepat dibutuhkan agar hasil yang diharapkan dapat terwujud. Maka, analisa yang baik haruslah dilakukan. Proses yang harus dijalani ini adalah Training Need Analysis (TNA).

Secara definisi, Training Need Analysis adalah proses analisa dan identifikasi kebutuhan training dengan mengacu kepada standar yang diperlukan dan kondisi aktual saat ini.

Komponen utama TNA adalah :

1.       Kondisi Ideal (I)

Adalah sebuah kondisi atau standar yang telah ditetapkan, baik bersifat pekerjaan, organisasi, atau individual.

2.       Kondisi Aktual (A)

Adalah sebuah kondisi yang ada pada saat ini, apa adanya.

3.       Kondisi Defisiensi (D)

Adalah sebuah ‘jarak’ yang muncul sebagai akibat pembandingan antara Kondisi Ideal dengan Aktual.

Rumus sederhananya adalah :

Ada beberapa pendekatan dalam melakukan TNA, diantara yang paling populer adalah :

1.       Makro

TNA yang didasarkan kepada kebutuhan organisasi / perusahaan secara umum, sehingga hasil TNA-nya berlaku untuk semua orang yang ada di dalamnya. Maka dari itu, seringkali disebut Organization-Based Analysis.

TNA Makro dapat menggunakan sumber data diantaranya :

-          Visi, misi, strategic objective dan target perusahaan.

-          Keadaan ekonomi dan finansial perusahaan.

-          Perubahan budaya.

-          Perubahan teknologi.

-          Tema perusahaan, seperti Pengurangan Biaya, Peningkatan Kualitas, dst.

Contoh program hasil TNA Makro :

Training Leadership, Training NCPI (Nabati Corporate Philosophy Internalization), Training New 7 QC Tools.

2.       Mikro.

TNA yang didasarkan kepada kebutuhan kelompok tertentu.

Terdiri dari 2, yaitu :

a.        Task-Based Analysis.

Fokus utamanya adalah apakah standar keterampilan yang dibutuhkan pada sebuah pekerjaan sudah dimiliki oleh si pemegang jabatan atau belum.

b.       Person-Based Analysis.

Fokus utamanya adalah apakah karyawan sudah dapat melakukan pekerjaan sesuai tuntutan atau belum.

TNA Mikro dapat menggunakan sumber data diantaranya :

-          Job Description

-          Performance Standar

-          Performance evaluation

-          Observasi kerja

-          Interview

-          Kuesioner

-          Checklist

Contoh program hasil TNA Mikro :

Training Purchasing Administration, Training Internal Audit, Training Teknik Laporan.

Baik Task-Based maupun Person-Based sama-sama memiliki acuan standar pekerjaan, sehingga saling melengkapi.

Hasil TNA akan memberikan gambaran berupa :

1.       Kondisi atau isu yang sedang terjadi.

2.       Program yang akan dijalankan untuk menangani poin 1.

3.       Biaya dan sumber daya lain, termasuk support, yang dibutuhkan untuk menjalankan poin 2.

Perlu diketahui bahwa program yang muncul tidak harus training, melainkan juga bisa berbentuk non training, seperti : Penugasan, Sosialisasi, Coaching, Pembentukan Tim Kerja, dan lainnya, yang bertujuan untuk mengembangkan karyawan pada akhirnya. Maka dari itu, seringkali TNA diubah menjadi DNA (Development Need Analysis) atau Analisa Kebutuhan Pengembangan (AKP).

Sumber :

Analisa Kebutuhan Pengembangan (AKP) PT Astra Daihatsu Motor

http://www.ispi.org/pdf/suggestedReading/Miller_Osinski.pdf

http://rajapresentasi.com/2008/08/training-need-analysis-analisa-kebutuhan-training/

Apa itu Man Power Planning?

Sebuah bisnis yang baik haruslah diatur sedemikian rupa dari berbagai sisi dan cara. Sumber daya yang ada, termasuk manusia pun harus direncanakan dengan teliti dan seksama. Kesalahan, kekeliruan yang terjadi dalam hal perencanaan alokasi karyawan akan menjadi bencana bagi perusahaan atau organisasi. Maka dari itulah, pada setiap awal tahun kerja / tahun fiskal, dilakukan sebuah proses yang disebut Man Power Planning (MPP).

Secara definisi, Man Power Planning adalah suatu proses dan Rencana yang berkaitan dengan bagaimana organisasi mengukur ketersediaan dan kebutuhan akan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.

Banyak pihak yang masih menganggap bahwa MPP hanyalah sebuah proses administrasi biasa, padahal manfaat yang bisa diperoleh banyak sekali, yaitu :

1.       Key to Managerial Functions

4 kunci fungsi manajerial, yaitu planning, organizing, directing, controlling sangat dipengaruhi dari SDM yang terlibat di dalamnya, baik dari segi jumlah ataupun kualifikasi.

2.       Efficient Utilization

Kekurangan karyawan akan menurunkan kemampuan perusahaan menangkap peluang bisnis yang ada.

Kelebihan karyawan akan menjadi sumber pemborosan finansial, ditambah lagi dengan resiko segudang perlindungan terhadap karyawan, seperti Aturan Pemberitahuan 30 hari sebelum resign, Pesangon, Asuransi, dan seterusnya, yang akan semakin memberatkan kesehatan perusahaan.

3.       Motivation

Dengan memiliki MPP yang akurat, maka akan menjadi dasar pemberian kompensasi dan benefit yang menarik dan pada akhirnya menjaga motivasi SDM. 

4.       Better Human Relations

Jumlah dan komposisi SDM yang tepat akan menjaga hubungan yang harmonis diantara karyawan.

5.       Higher Productivity

Minimnya pemborosan waktu, biaya, tenaga, dan energi akan meningkatkan produktivitas.

Langkah-langkah melakukan Man Power Planning adalah :

1.       Analisa kondisi SDM saat ini.

-          Diantara data yang perlu dicek adalah jumlah, skill yang dimiliki, umur, tingkat fleksibilitas, jenis kelamin, pengalaman, potensi kemampuan, dst.

-          Lalu, lakukan prediksi apa yang akan terjadi dalam 1, 3, dan 10 tahun ke depan dengan mengacu kepada Turnover Normal, Rotasi / Mutasi / Promosi.

2.       Analisa kebutuhan SDM di masa depan.

Bila pada poin 1 dilakukan analisa terhadap kondisi SDM yang dimiliki saat ini, pada tahap 2 ini dilakukan analisa terhadap rencana bisnis dan dampaknya terhadap kebutuhan karyawan.

Beberapa data yang bisa dijadikan acuan adalah :

-          Prediksi produksi dan penjualan.

-          Rencana penggunaan teknologi baru (mesin, alat kerja)

-          Faktor produktivitas dan efisiensi sebagai akibat training, perubahan organisasi, dst.

-          Rencana perubahan status karyawan (outsourcing)

-          Prediksi perubahan peraturan pemerintah (jamsostek, asuransi, K3, usia pensiun, dst.)

Kedua hal ini dijadikan blue print bagi perusahaan dalam mengatur SDMnya, baik dari segi pemenuhan maupun pengembangan yang diperlukan. Jadi, Man Power Planning bukan Cuma sekedar kegiatan administrasi di atas kertas lho.

Sumber :

http://www.accel-team.com/human_resources/hrm_01.html

http://www.managementstudyguide.com/manpower-planning.htm

Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra

Apa itu Change Management?

Perubahan bisnis dan lingkungannya dengan begitu cepat harus diiringi pula dengan manuver-manuver jitu jika tidak ingin terlindas atau kalah dari kompetisi. Perubahan ini tidak hanya berdampak terhadap sistem, tapi juga pelaksana sistem itu sendiri, yaitu Manusia. Yang selanjutnya menjadi masalah adalah elemen manusia merupakan bagian yang memiliki resistensi (penolakan) paling besar. Istilahnya adalah Status Quo. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah pendekatan agar Manusia, sebagai elemen paling penting, memiliki pandangan yang positif terhadap perubahan, bahkan siap menjadi bagian di dalamnya. Pendekatan ini disebut Change Management atau Manajemen Perubahan.

Secara definisi, Change Management adalah sebuah proses terstruktur dan sistematis untuk membantu transisi individu, tim kerja, ataupun organisasi dari sebuah kondisi ke arah tujuan yang diinginkan.

Komponen yang harus ada di dalam Change Management adalah :

1.       Motivating Change

Mendorong kesiapan untuk berubah dan mengatasi setiap penolakan terhadapnya.

2.       Creating a Vision

Merumuskan arah perubahan yang diharapkan.

3.       Developing Political Support

Mempersiapkan para Agen Perubah (Change Agent), termasuk para informal leader. 

4.       Managing the Transition

Menyusun rencana aktivitas, membangun komitmen dan struktur komite.

5.       Sustaining Momentum

Mempersiapkan infrastruktur perubahan, membangun sistem pendukung bagi para Agen Perubah, membangun kompetensi dan keahlian baru, dan mengapresiasi kemajuan sekecil apapun.

Bila salah satu komponen di atas tidak dilaksanakan dengan baik, maka beresiko terhadap keberhasilan perubahan itu sendiri, seperti :

Langkah 1 tidak dijalankan / cukup seadanya = Status Quo akan terjaga di titik ekstrim.

Langkah 2 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan terjadi dengan arah yang tidak jelas dan terjadi kebingungan.

Langkah 3 tidak dijalankan / cukup seadanya = Akan terjadi sabotase.

Langkah 4 tidak dijalankan / cukup seadanya = Fungsi-fungsi di dalam organisasi akan sulit beroperasi.

Langkah 5 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan tidak akan mencapai titik yang diharapkan.

Dengan demikian, perubahan apapun, kebijakan, lokasi, waktu kerja, dst. harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan serta dimonitor dengan baik dan hati-hati.

Sumber :

Managing Change Handout

http://en.wikipedia.org/wiki/Change_management

Apa itu Job Evaluation?

Seiring dengan berkembangnya organisasi, kebutuhan akan posisi  atau suatu jabatan semakin bertambah. Diperlukan sebuah cara untuk mengelola jabatan-jabatan  tersebut akan tidak tumpang tindih satu sama lain. Cara ini biasa disebut Job Evaluation, yaitu sebuah proses menilai tingkat kepentingan / urutan relatif sebuah pekerjaan di dalam sebuah organisasi secara terstruktur dan sistematis.

Tujuan Job Evaluation adalah :

1.       Memperjelas dalam penentuan hubungan internal antar jabatan

2.       Perencanaan sumber daya manusia (man power plan)

3.       Seleksi karyawan

4.       Pelatihan dan pengembangan SDM

5.       Menghasilkan konsistensi sistem kompensasi internal & eksternal dan pedoman remunerasi yang adil dan tepat

6.       Dasar yang adil untuk promosi, mutasi, maupun demosi

7.       Peninjauan dan restrukturisasi organisasi

Beberapa metode Job Evaluation :

1.       Non Quantitative

a.       Ranking

Mengurutkan seluruh jabatan dari yang paling penting sampai paling tidak penting.

b.       Paired Comparison

Membandingkan antara 1 jabatan dengan jabatan lainnya satu per satu lalu diberikan turus. Jabatan yang paling banyak turusnya merupakan jabatan dengan peringkat tertinggi.

c.        Slotting

Membandingkan suatu jabatan ke dalam kelompok jabatan yang sudah ada, lalu memasukkannya ke dalam kelompok yang paling sesuai.

d.       Classification

Mengelompokkan suatu jabatan ke dalam kelompok jabatan yang sudah dilengkapi dengan deskripsinya masing-masing.

2.       Quantitative

-          Point Factor

Mengelompokkan jabatan ke dalam faktor-faktor dan diberikan nilai sesuai dengan bobot yang ditentukan.

Beberapa lembaga mengembangkan metode Quantitative yang berbeda, yaitu :

Quantitative dan Non Quantitative memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri, yaitu :

Sumber :

Human Resource Officer Development Program (HRODP)

http://www.ehow.com/facts_5209729_methods-job-evaluation.html

Apa itu Job Description?

Setelah melakukan Analisa Jabatan, salah satu hasil yang bisa diperoleh adalah Job Description. Sebuah informasi tentang pekerjaan, mulai dari cakupan kerja, tugas, wewenang, melapor kepada siapa, kompetensinya apa, dan lainnya. Singkatnya, Job Description adalah sebuah daftar yang digunakan seseorang untuk mengetahui tugas, fungsi, atau tanggung jawab posisi tertentu.

Job desc memiliki beberapa komponen, yaitu :

1.       Job Information

Berisi judul jabatan dan identitas jabatan.

2.       Primary job role

Menjelaskan mengapa posisi ini diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.

3.       Dimention

Menjelaskan tentang Ukuran dan Skala Bisnis yang berada di bawah pengawasannya.

Mencakup beberapa indikator sbb :

·         Pengaruh cakupan geografis

·         Target keuangan

·         Jajaran produk yang dikelola

·         Segmen pelanggan yang dikelola

·         Bawahan yang dikelola

4.       Key accountabilities

·         Elemen ini diperlukan untuk mencapai Primary Job Role.

·         Identifikasikan 6-8 tanggung jawab utama yang berkontribusi terhadap kepentingan organisasi, meliputi :

o    Keuangan

o    Pelanggan

o    Internal Bisnis Proses

o    Pengembangan Organisasi dan Proses Pembelajaran

5.       Performance measurement

Berisi hasil kuantitatif dan kualitatif Tanggung Jawab Utama.

Syarat penulisan :

·         Adanya skala pengukuran yang jelas

·         Menggunakan kata benda

6.       Reporting relationship

Mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan internalnya.

7.       Knowledge & Skill

Merupakan ringkasan kualifikasi minimum berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan. Bukan menggambarkan apa yang dimiliki pemegang jabatan saat ini.

8.       Relationship

Menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola oleh pemegang jabatan.

9.       Decision making

Kewenangan untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan.

Ada 3 bidang keputusan :

·         Keputusan strategis

·         Keputusan operasional

·         Keputusan SDM

Sumber :

http://indosdm.com/elemen-elemen-job-description

http://en.wikipedia.org/wiki/Job_description